Politica de confidențialitate

1. Despre această politică

Protecția datelor cu caracter personal face parte din modul responsabil în care construim UMAN – The Biennial | Health Science & Human Futures.

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care sunt colectate, utilizate, stocate și protejate datele cu caracter personal ale persoanelor care accesează website-ul UMAN, se înscriu la eveniment, achiziționează bilete, solicită informații, se abonează la comunicările UMAN sau participă la ediția UMAN 2026.

UMAN – The Biennial | Health Science & Human Futures are loc în perioada 15–17 octombrie 2026, la Timișoara, România.

În sensul legislației privind protecția datelor, operatorul datelor prelucrate prin intermediul website-ului și în legătură cu organizarea evenimentului este:

MEDICIS S.A.
Str. Sibiu nr. 8, Timișoara, România
– denumită în continuare „Organizatorul”.

Datele complete de identificare, adresa de e-mail dedicată solicitărilor GDPR și, după caz, datele responsabilului cu protecția datelor vor fi publicate în forma finală a prezentei politici.

2. Ce date putem colecta

În funcție de modul în care interacționați cu website-ul și cu evenimentul UMAN, putem prelucra următoarele categorii de date:

• nume și prenume;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• profesie, funcție, specialitate sau domeniu profesional;
• instituție, companie sau organizație de afiliere;
• date necesare înscrierii și emiterii/accesării biletului;
• categoria de participant și categoria de bilet;
• informații necesare facturării;
• informații referitoare la plata biletului, fără ca Organizatorul să stocheze datele complete ale cardului atunci când plata este procesată printr-un furnizor extern autorizat;
• informații transmise voluntar prin formularele website-ului;
• date tehnice privind utilizarea website-ului, precum adresa IP, tipul dispozitivului, browserul și informații colectate prin cookie-uri, în condițiile Politicii de cookie-uri;
• imaginea, vocea și apariția audio-video a participanților, în condițiile descrise mai jos.

Pentru speakeri, moderatori, membri ai UMAN Council și alți invitați ai evenimentului pot fi prelucrate suplimentar date profesionale, biografii, fotografii oficiale, titluri academice, afilierea instituțională și informații privind participarea în program.

3. În ce scop utilizăm datele

3.1. Organizarea și administrarea participării la UMAN

Inclusiv pentru înregistrare, confirmarea participării, gestionarea biletelor, accesul la eveniment, comunicarea informațiilor logistice și administrarea relației cu participanții.

3.2. Procesarea plăților și facturarea

Datele necesare tranzacției pot fi transmise furnizorilor de servicii de plată și/sau furnizorilor implicați în emiterea documentelor fiscale.

3.3. Comunicarea privind evenimentul

Putem transmite participanților informații necesare desfășurării UMAN, precum confirmări, actualizări ale programului, informații despre acces, locații, sesiuni sau modificări organizatorice.

Aceste comunicări sunt operaționale și nu reprezintă comunicări comerciale.

3.4. Newsletter și comunicări ulterioare

În cazul în care ne acordați consimțământul, putem utiliza adresa de e-mail pentru a transmite informații despre UMAN, conținut editorial, ediții viitoare, proiecte și evenimente conexe.

Vă puteți retrage consimțământul în orice moment.

3.5. Promovarea și documentarea UMAN

În timpul evenimentului pot fi realizate fotografii, înregistrări video și audio destinate documentării și comunicării publice a UMAN.

Aceste materiale pot fi utilizate, după caz, pe website-ul UMAN, în social media, materiale editoriale, comunicate și materiale de presă, materiale de tip recap, arhiva evenimentului și alte materiale destinate documentării și promovării ediției UMAN 2026.

Pentru speakeri și invitații a căror imagine este utilizată individual în scop promoțional se pot aplica acorduri distincte privind utilizarea imaginii.

4. Temeiul juridic al prelucrării

În funcție de situație, prelucrarea datelor se realizează în baza:

• executării contractului sau efectuării demersurilor necesare pentru participarea la eveniment;
• îndeplinirii obligațiilor legale ale Organizatorului;
• interesului legitim al Organizatorului privind administrarea, securitatea, documentarea și promovarea evenimentului;
• consimțământului persoanei vizate, atunci când acesta este necesar.

În cazul comunicărilor de marketing transmise electronic, acestea vor fi realizate pe baza consimțământului, în condițiile legislației aplicabile.

5. Fotografierea și filmarea în cadrul UMAN

UMAN este un eveniment public/profesional care va fi documentat fotografic și video.

Prin participarea la eveniment, participanții iau act de faptul că în spațiile UMAN pot fi realizate fotografii și înregistrări video sau audio.

Vom urmări ca utilizarea acestor materiale să fie rezonabilă, proporțională cu scopul de documentare și comunicare a evenimentului și să nu aducă atingere demnității, reputației sau vieții private a participanților.

Pentru utilizări individualizate sau campanii în care imaginea unei persoane reprezintă elementul central al comunicării pot fi solicitate acorduri distincte, atunci când legislația aplicabilă impune acest lucru.

6. Cui putem transmite datele

Datele pot fi accesibile, strict în măsura necesară, unor categorii de furnizori și parteneri precum:

• furnizori de servicii IT și hosting;
• platforme de ticketing și înregistrare;
• procesatori de plăți;
• furnizori de servicii de facturare;
• furnizori implicați în organizarea și logistica evenimentului;
• agenții sau furnizori de comunicare, foto-video și servicii digitale;
• consultanți juridici, financiari sau contabili;
• autorități și instituții publice, atunci când există o obligație legală.

Furnizorii care prelucrează date în numele Organizatorului vor avea acces numai la informațiile necesare prestării serviciilor contractate.

7. Transferuri internaționale de date

Anumiți furnizori de servicii digitale utilizați pentru website, comunicare, analiză sau infrastructură tehnică pot implica transferul unor date în afara Spațiului Economic European.

În asemenea situații, Organizatorul va utiliza mecanismele prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679, inclusiv, după caz, decizii de adecvare sau clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.

8. Cât timp păstrăm datele

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar scopului pentru care au fost colectate și pentru îndeplinirea obligațiilor legale.

Datele aferente tranzacțiilor și documentelor financiar-contabile sunt păstrate pentru perioadele prevăzute de legislația aplicabilă.

Datele utilizate pentru newsletter sunt păstrate până la retragerea consimțământului sau până când scopul prelucrării încetează.

Materialele foto-video care documentează UMAN pot fi păstrate în arhiva evenimentului, cu respectarea legislației aplicabile.

9. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de:

• dreptul de acces la date;
• dreptul la rectificare;
• dreptul la ștergerea datelor;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de opoziție;
• dreptul de retragere a consimțământului;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii exclusiv automatizate, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii acestuia.

Solicitările privind exercitarea drepturilor pot fi transmise la: uman@fundatiamedicis.ro

De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

10. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării neautorizate.

Cu toate acestea, transmiterea informațiilor prin internet nu poate fi considerată complet lipsită de riscuri.

11. Cookie-uri și tehnologii similare

Website-ul UMAN poate utiliza cookie-uri strict necesare funcționării și, numai în condițiile permise de lege, cookie-uri pentru analiză, performanță sau marketing.

Informații detaliate vor fi disponibile în Politica de cookie-uri și în platforma de management al consimțământului disponibilă la accesarea website-ului.

12. Actualizarea politicii

Prezenta Politică de confidențialitate poate fi actualizată pentru a reflecta modificări legislative, tehnice sau organizaționale.

Versiunea în vigoare va fi permanent disponibilă pe website-ul oficial UMAN.